La integración de sistemas es un reto importante para la operación de un data center. Una decisión operativa puede tener un impacto financiero. El alta de un cliente, la asignación de espacio o un cambio en la capacidad contratada generan información que también puede ser necesaria para facturar.
El problema aparece cuando cada área trabaja con sistemas diferentes. En esos casos, la información debe pasar de un sistema a otro de forma manual. Esto puede generar capturas duplicadas, datos desactualizados y errores.
Cuando la operación y las finanzas trabajan por separado
La operación de un data center genera información constantemente. Por ejemplo, registra clientes, espacios, infraestructura, activos, capacidad y servicios.
Por otro lado, el área financiera necesita información sobre contratos, servicios y cambios realizados durante la operación.
Sin embargo, cuando estos datos no están conectados, alguien debe trasladar la información entre sistemas. Primero consulta un registro. Después lo descarga, lo revisa y vuelve a capturarlo.
Como resultado, un proceso que podría ser más sencillo requiere tiempo y revisiones adicionales.
El costo de capturar la misma información más de una vez
La duplicidad de captura puede parecer un problema menor. Sin embargo, en un data center la cantidad de información puede crecer rápidamente.
Existen múltiples clientes, servicios, espacios, activos y cambios operativos. Por ello, mantener todos los datos actualizados se vuelve más complejo.
Además, pueden aparecer problemas como:
- Diferencias entre la información operativa y financiera.
- Capturas duplicadas en distintos sistemas.
- Retrasos al actualizar cambios.
- Correcciones manuales antes de facturar.
- Dificultad para identificar el origen de un dato.
- Dependencia de archivos y controles paralelos.
Por lo tanto, el reto no siempre está en los sistemas que utiliza cada área. El verdadero reto puede estar en la forma en que comparten la información.
La operación también genera información financiera
En un data center, la información financiera no aparece únicamente cuando se genera una factura.
Antes de ese momento ocurren diferentes actividades. Un cliente puede contratar un servicio. También puede cambiar su capacidad o solicitar una modificación en su infraestructura.
Cada uno de estos movimientos genera información.
Por eso, mantener actualizados los datos de la operación también ayuda a que las áreas administrativas y financieras trabajen con información consistente.
Además, esto evita que cada área tenga que reconstruir la información a partir de diferentes archivos o registros.
¿Qué cambia con la integración de sistemas?
La integración de sistemas permite que diferentes herramientas compartan información de acuerdo con las necesidades de la operación.
Por ejemplo, una plataforma para gestionar un data center puede enviar determinados datos a otros sistemas de la organización. Entre ellos pueden estar un ERP, un CRM o una plataforma financiera.
De esta forma, cuando un dato cambia, puede actualizarse en los sistemas que necesitan esa información.
Así, se reduce la necesidad de volver a capturar los mismos datos de manera manual. También resulta más sencillo mantener la información actualizada.
No se trata de reemplazar los sistemas existentes
Integrar la operación con las finanzas no significa sustituir las herramientas que la empresa ya utiliza.
Un data center puede contar con un ERP para sus procesos financieros. También puede utilizar un CRM para la gestión comercial y otras herramientas para administrar su operación.
El objetivo es que estos sistemas puedan comunicarse entre sí.
De esta manera, cada herramienta puede mantener la función para la que fue implementada. Al mismo tiempo, la información puede circular entre las diferentes áreas.
¿Qué debería considerar una integración para un data center?
Una integración debe responder a las necesidades reales de la operación. No se trata únicamente de conectar dos sistemas.
Algunos puntos importantes son:
Información consistente: los sistemas deben trabajar con datos actualizados.
Menos captura manual: si un dato ya existe, no debería ser necesario volver a registrarlo.
Trazabilidad: debe ser posible conocer de dónde proviene la información.
Interoperabilidad: las herramientas deben poder comunicarse con otros sistemas de la organización.
Escalabilidad: la integración debe acompañar el crecimiento de clientes, servicios e infraestructura.
Una operación conectada va más allá de la facturación
Conectar la operación y las finanzas no solo ayuda durante el proceso de facturación.
También permite crear un flujo de información más ordenado dentro de la organización.
Cuando los datos sobre clientes, capacidad, infraestructura y servicios pueden relacionarse con otros sistemas, las diferentes áreas pueden trabajar con una visión más completa de la operación.
Además, esto reduce la dependencia de archivos separados y procesos manuales.
En un entorno donde cada cambio puede generar nueva información, mantener sistemas aislados puede dificultar el crecimiento.
Por eso, la integración permite que la información acompañe a la operación. Ya no depende de que una persona tenga que trasladarla manualmente de un sistema a otro.
La operación genera datos. El reto es hacer que lleguen a donde se necesitan.
Para un data center, conectar la operación con los sistemas financieros, comerciales y administrativos puede ayudar a reducir la fragmentación de información.
También permite construir procesos más conectados y facilitar el acceso a datos actualizados.
Porque gestionar la infraestructura es solo una parte de la operación.
También es necesario conseguir que la información que genera esa operación pueda trabajar junto con el resto del negocio.
